在我们的日常工作中使用的文件、图片和压缩文件可以同时存储在一个文件夹中，并可以通过用户自定义的文件目录、更改文件名进行归类整理。同时，越来越大的硬盘容量以及操作系统对于文件类别的包容性更加的方便了我们的工作，成为我们工作和生活中不可缺少的数据存储形式，使得大量的工作资料以文件的形式存在于我们的计算机中。在这个时代，数据存储与传输越来越便捷的同时，也给我们的信息安全带来隐患，尤其是无所不在的聊天通讯工具（QQ、微信等），网盘工具等软件，把企业信息安全体系打的支离破碎。
科海终端管理系统能有效控制通过电子邮件和网页发送文件，维护企业终端信息安全。并且支持对外部文件进行深入分析，拦截包含敏感词的文件，控制敏感文档的发送，深入分析来源，从源头上解决根本问题。在文件外发管控功能下，可以对出文件的大小进行详细的限制或允许出文文件的类型，从而有效地控制终端通过网络控制文件的分发。企业经理可以自定义允许发送的文件类型，例如：*医生*。PDF格式，还可以通过文件发送控制功能设置策略，禁止聊天记录、浏览器、电子邮件等传出文件。