企业员工出差是在正常不过的事情。无论是销售、研发、财务和行政，员工都会遇到出差的问题，最短可能一两天，也可能长达十个半月。尤其是销售方面，长期频繁出差会导致地区和时间不稳定。员工将随身携带笔记本电脑与客户和公司进行业务交流。由于路途遥远，公司没有办法和精力掌握这些员工出差的动向，只能通过电话沟通了解。然而，大量的客户信息和业务信息往往存储在员工出差时使用的笔记本电脑上。目前还不知道员工是如何将这些材料发送和复制到公司的。从长远来看，员工会逐渐脱离公司的控制，接下去就会出现乱单、泄密的局面。
公司如何监控和记录出差时发给员工电脑的文件？现在内网监控软件技术也很成熟，监控成本不高，而且法律支持单位要将在线数据保存60天，但员工出差、出内网无法控制。因此，科海终端安全管理系统可以实现跨网络、跨区域的监控。无论员工在国内还是国外，都能随时随地掌握员工电脑的所有操作行为。
通过对聊天软件、电子邮件、浏览器等程序的监控，科海终端安全管理系统可以详细记录员工文件外发记录，包括发送的方式、名称、内容和收件人信息，方便公司回访。同时，它可以根据进程类型、文件类型、文件大小、URL等粒度控制用户的出文行为。设置为禁止使用某些程序发送文件（如聊天软件、浏览器、邮件等），限制传出文件的大小，允许发送某些类型的文件，以确保文档的安全性，防止文档内容被泄露